¿El E-mail ya fue? Qué están usando las empresas Argentinas para reemplazarlo

Cuando se trata de mejorar el trabajo en equipo e incrementar la productividad, el correo electrónico parece haberse vuelto obsoleto ya que se pierden muchos minutos entre e-mails que van y vienen sumados a las cadenas de mensajes que pueden llegar a ser interminables.

Por este motivo, las empresas están adoptando distintas herramientas que les permiten a los miembros gestionar todo su trabajo en un único lugar, proporcionando acceso a más información y mejorando la visibilidad del estado del trabajo.

La solución más básica y espontánea

Pla es una compañía de agroindustria de alta tecnificación y desarrollo oriunda de Las Rosas, en Santa Fe, que cuenta con 372 empleados en Argentina y 90 en la planta de Brasil. Ellos, al igual que sucede en otras tantas organizaciones en donde los colaboradores buscan sus propias vías de eficiencia, utilizan WhatsApp como herramienta de comunicación interna. "Aunque no es una herramienta oficial para la organización, notamos que los colaboradores que la utilizan son más productivos y eso tiene que ver por su uso dual, tanto con fines personales como corporativos. De hecho, todos están siempre pendientes de WhatsApp, cosa que no pasa con el e-mail, lo que permite una comunicación más fluida", explican German Carballido y German Maccarini, responsables de Tecnología SAP y Web. En concreto, cada equipo de trabajo tiene un grupo en esta aplicación para asegurar la inmediatez de la información a pesar de la distribución geográfica de los colaboradores.

Según los ejecutivos, los empleados de Pla pueden mantener todo tipo de conversación laboral a través de la aplicación, excepto temas sensibles. "Recomendamos a los colaboradores que cuando quieran compartir documentos utilicen el correo electrónico porque en el segundo caso tenemos implementadas medidas de seguridad que no están en WhatsApp", detallan.

De Slack a Evernote

Si bien las herramientas de productividad se presentan en el mercado con el mismo objetivo, cada una tiene sus particularidades, por eso los entrevistados indican que lo idea es no "casarse" con la primera, sino que lo ideal es probar varias. Esto hizo el doctor Sergio Montenegro, que es CEO de Integrando Salud, una Pyme de 12 empleados que ofrece servicios digitales para médicos y pacientes.

"Cinco colaboradores probaron Slack, que sirve para evitar el aislamientos y organiza las conversaciones por temas para que todos los miembros del equipo tengan una visión clara de lo que está sucediendo. Sin embargo, la abandonaron a los pocos días porque no encontraron mayores beneficios y no les disminuía la carga de trabajo", recuerda Montenegro. Por este motivo, se quedaron con Evernote, que usan desde hace dos años para para planificar los desarrollos futuros. "Elegimos esta aplicación porque podemos compartir la lista de tareas con otros miembros del equipo. Además, se sincroniza y se puede consultar desde cualquier dispositivo. Incluso tiene funciones para armar una biblioteca de links de utilidad, agruparlos en carpetas y agregarles etiquetas. Todo esto nos permite organizar mejor la información por proyectos", detalla.

Según Montenegro, con Evernote aumentaron la productividad de la empresa en un 20% "gracias a que nos permite seguir una lista de pendientes y darles continuidad en el tiempo, evitando perderlos de vista. También podemos planificar los desarrollos futuros, dividirlos en tareas y seguirlos", explica. Por el uso de esta solución, Integrando Salud abona u$s 8 por cuenta por mes.

Exclusiva para uso empresarial

En 2016 el banco Santander Rio tuvo la posibilidad de formar parte de un proyecto piloto para probar Workplace, la red social de Facebook creada para empresas, cuyo objetivo es poner en contacto a todos los miembros de una organización. Tal como sucede con la plataforma creada por Mark Zuckerberg, el servicio (que el banco tiene bonificado hasta 2019) cuenta con un muro, chat, permite transmisiones en vivo y formar grupos.

Alejandro Blanco Smith, gerente de Aprendizaje y Cultura, y Gabriel Costa, encargado del área de Comunicación Interna, cuentan que, tras analizar otras propuestas, como Yammer, de Microsoft, y Jam, de SAP, se inclinaron por Workplace ya que como la mayoría de las personas son usuarias de Facebook la curva de aprendizaje es prácticamente nula. "Si bien el e-mail y la intranet siguen siendo canales importantes, la red social empresarial gana cada vez más terreno entre los colaboradores", enfatizan.

Hasta la fecha, los usuarios del banco crearon en Workplace más de 550 grupos de conversación sobre distintas temáticas. "Al ingresar por primera vez, se deben aceptar ciertas políticas y condiciones, entre ellas, no se puede hablar sobre transacciones ni clientes para garantizar la seguridad y confidencialidad. Hay que respetar a la marca y usar lenguaje apropiado. Tampoco se pueden comentar cuestiones estratégicas y sensibles. Además, hay moderadores que van chequeando los contenidos", dice Blanco Smith.

Si bien el punto fuerte de esta herramienta es aumentar la camaradería y el sentido de pertenencia, el ejecutivo nota un impacto directo en el incremento de la productividad. "La colaboración permite conectar ideas, algo que acelera el avance y desarrollo de nuevos productos, el rediseño de procesos internos y las mejoras de los sistemas. Por ejemplo, antes era prácticamente imposible establecer un diálogo entre empleados de sucursales de distintas provincias, y ahora esto sucede. Hoy, todos pueden proponer ideas de cambio que aceleran la innovación dentro de la organización", señalan. A modo de ejemplo, Costa cuenta que un coordinador zonal de sucursales graba, edita y difunde tutoriales por motu propio, contando cómo se hacen determinadas tareas.

De uso libre y voluntario, del total de colaboradores del Santander Rio, el 69% accede mensualmente a Workspace, mientras que un 30% los hace semanalmente. Por otro lado, y como herramienta extraoficial, hay equipos de trabajo que utilizan la aplicación de gestión de proyectos Trello: "La experiencia con esta solución es buena para el manejo de documentación y para tener a todas las personas de un mismo proyecto compartiendo un mismo espacio. Sin dudas, esta aplicación acelera la ejecución de proyectos y la toma de decisiones. Además, potencia la escucha y disminuye el tiempo de respuesta de un usuario", añade Blanco Smith.

Consejos

Antes de seleccionar una herramienta en particular, lo fundamental es establecer cuál es el objetivo que se pretende alcanzar. "Con Workplace logramos las dos metas propuestas: crear un ambiente de colaboración y formar un lugar para promover la innovación", dicen los ejecutivos de Santander Rio, y agregan que para los consultores que lideran proyectos con principio y fin, quizás la red social no es la mejor herramienta, por esto pueden apelar a Trello.  

"Más allá del recurso que se seleccione, lo fundamental es que permita la edición conjunta de documentos y tener listas de tareas en común para poder seguirlas y organizar el volumen de trabajo. También es importante que sirva como repositorio de información y organización de la información por temas, para los diferentes proyectos que tiene la empresa", concluye Montenegro, de Integrando Salud.

Fuente: Technology